二活8~10社辦規模調整及活動中心社辦制度改革討論會會議紀錄
主席提示:
去年活動中心已經於社團負責人座談會針對8~10樓的規劃調整進行問卷調查,有超過半數的社團希望社團空間能依本案目前之規劃進行調整,俾利同學使用。非常感謝學務長及校長的支持,才能向學校要到這筆邁向頂尖的經費對社辦空間進行改善,預定今年暑假施工。另外,未來我們還要推動社辦的管理規則及社辦契約制度,希望社團能選出代表來開會。
去年活動中心已經於社團負責人座談會針對8~10樓的規劃調整進行問卷調查,有超過半數的社團希望社團空間能依本案目前之規劃進行調整,俾利同學使用。非常感謝學務長及校長的支持,才能向學校要到這筆邁向頂尖的經費對社辦空間進行改善,預定今年暑假施工。另外,未來我們還要推動社辦的管理規則及社辦契約制度,希望社團能選出代表來開會。
簡報內容:
一、本次會議有二項議題,其一為八至十樓社團空間重利用工程,大方向本組已於去年社團負責人座談會,進行問卷調查,獲得大多數社團的支持。希望能針對工程的細節部分,如是否要設交誼室或海報室等公共區域,或是信箱的規劃方式、室內家具的樣式等請同學提出意見。
二、另一項重點,則是隨著時間經過,有些社團實際上已經沒有在活動了,但是仍佔著社團空間,而新成立的社團,則無法配得社辦,或是目前配有社辦之社團,也因不存在之社團沒有常態的退場機制,使得正常運作社團無法取得較大的使用空間,因此提出社辦制度改為契約制之建議,請同學共同討論,如何制定合適的規則。
三、希望在會中同學能互選推出三位社團代表,與本組共同討論上述二項議題。
社團意見討論事項:
椰風搖滾社:沒有社辦的音樂性社團可以再配社辦嗎?
活動中心:貴社在五樓已設有專用空間,且相較於其他音樂性社團面積不見得較小。
椰風搖滾社:可是我們的社員很多。
活動中心:貴社相較於其他音樂社團如合唱團或管樂團人數未必較多,而活動中心的空間有限短期內恐怕很難增加,建議貴社可以考慮爭取績優社辦。
詩文學社:社團數及種類如此多,只選三位代表,會不會缺乏代表性。
活動中心:這三位只是代表,各個社團有意見,都可以向這三位代表反應,請其在會中提出。
學生會:社團負責人研習營,已經有票選過五位學生社團代表,是否請其擔任即可。
詩文學社:本次議題之成員組成,與當時不同,建議另選代表。
口琴社:希望能維持目前大間的方式,能有較大的公共空間供同學使用。
活動中心:本案已於去年進行票選,隔為小間為大多數社團之共識。
口琴社:是否8~10樓已成定案。
奧修靜心社:是否8~10樓確定要實施,是否會保留有社團共用之公共空間?
活動中心:是否增設交誼室可列入議題,讓社團代表於四月份討論。
某同學:整修期間社團物品如何處理?
活動中心:目前規劃十樓有三分之一的空間,會用來放置同學打包好的東西,等施工完畢,分配好後,同學再搬回新配的社辦。
世界民族舞蹈社:目前僅有社櫃及信箱之需求,是否可以單獨申請信箱?
活動中心:未來信箱考慮會直接設置在門上,本組將規劃在一活或二活找個地方設置未申請社辦社團專用之信箱。
某同學:現正使用之社團,將來配不到社辦怎麼辦?
活動中心:同學不用太擔心,我們希望第一次配置時,原有社辦之社團都能全部配回八、九樓。
詩文學社:之後如果想要擔任社團代表是否可以再增加?比如開放名額到五十位,可能有同學不知道訊息。
活動中心:同學如果五十位根本沒有辦法談事情了,同學沒來是自已放棄權利,我們寄了二次信給所有的社長,並且在網路上公告,社辦內外張貼公告,若同學還說不知道,現在二活已經少了一名職員,我們真的沒有時間再像以前一樣逐一撥電話通知同學了。
某同學:希望能再統計一下社團的需求?
活動中心:會再發一份mail請同學提需求。
詩文學社:一活天花板故障,沒有人處理,跟一活反應都沒來修?日光燈都還是同學自已花錢找人修理。
活動中心:會再請一活張先生了解。
某同學:單獨申請櫃子的話,會設在哪裡?十樓的空間配置為何?
活動中心:三樓存放室,目前有許多社團已經使用,十樓的配置目前規劃為績優社辦,預定與工作準備室大小相同,一間配一個社團共八間。
某同學:績優社辦與一般社辦的等級會不會相差太大?
詩文學社:我個人不太贊成績優社辦制度,社團評鑑之標準與社團對社辦的需求度不一定有正相關。
活動中心:績優社辦是採申請制,社團評鑑僅占四成,而且比例可以依四月份會議再討論,硬體的主軸因預算問題大概不會有太大的變動,新的分配制度,則可討論定案後,才正式實施,第一次可以定好契約,依原社團配回為原則,細節可依社團代表意見討論後再修改。
某同學:我認為社辦不應該透過評鑑,來做這麼大的區別對待。
某同學:是否可以先重新調查有哪些社團是確實需要社辦的?
活動中心:其實活動中心去年已經一間一間社辦跟同學開會,做過重新調查。
某同學:社辦應做最有效的利用,不應考慮到未來申請的需要,就先閒置。
活動中心:這位同學提的也是一個合理的思考方向,許多國內大學之社辦配置,如交大及政大,也都是採申請制,每年或二年由學生提出申請,再依申請數量及評鑑成績進行合理配置。這些都可放到四月份的會議中討論,只是這樣可能各社團每二年要進行乙次位置調整,會稍有不便,每二年大掃除並搬家乙次,其實也還蠻合理的。
古箏社:二活四樓的社辦,電話及固定網點不通,報修後仍未處理。
活動中心(會後經查詢資料回復):因二活四樓原始規劃為樂器存放室,所以本來就沒有電話及固定網點的設置,且之前因原規劃三至五樓為Global lounge預定地,若花大錢去新增設備,可能會有浪費經費之情形,不過未來如果三、四樓社團確定不再配有八、九樓社辦時,本組可協助一併為其設置電話及固定網路。
椰風搖滾社:沒有社辦的音樂性社團可以再配社辦嗎?
活動中心:貴社在五樓已設有專用空間,且相較於其他音樂性社團面積不見得較小。
椰風搖滾社:可是我們的社員很多。
活動中心:貴社相較於其他音樂社團如合唱團或管樂團人數未必較多,而活動中心的空間有限短期內恐怕很難增加,建議貴社可以考慮爭取績優社辦。
詩文學社:社團數及種類如此多,只選三位代表,會不會缺乏代表性。
活動中心:這三位只是代表,各個社團有意見,都可以向這三位代表反應,請其在會中提出。
學生會:社團負責人研習營,已經有票選過五位學生社團代表,是否請其擔任即可。
詩文學社:本次議題之成員組成,與當時不同,建議另選代表。
口琴社:希望能維持目前大間的方式,能有較大的公共空間供同學使用。
活動中心:本案已於去年進行票選,隔為小間為大多數社團之共識。
口琴社:是否8~10樓已成定案。
奧修靜心社:是否8~10樓確定要實施,是否會保留有社團共用之公共空間?
活動中心:是否增設交誼室可列入議題,讓社團代表於四月份討論。
某同學:整修期間社團物品如何處理?
活動中心:目前規劃十樓有三分之一的空間,會用來放置同學打包好的東西,等施工完畢,分配好後,同學再搬回新配的社辦。
世界民族舞蹈社:目前僅有社櫃及信箱之需求,是否可以單獨申請信箱?
活動中心:未來信箱考慮會直接設置在門上,本組將規劃在一活或二活找個地方設置未申請社辦社團專用之信箱。
某同學:現正使用之社團,將來配不到社辦怎麼辦?
活動中心:同學不用太擔心,我們希望第一次配置時,原有社辦之社團都能全部配回八、九樓。
詩文學社:之後如果想要擔任社團代表是否可以再增加?比如開放名額到五十位,可能有同學不知道訊息。
活動中心:同學如果五十位根本沒有辦法談事情了,同學沒來是自已放棄權利,我們寄了二次信給所有的社長,並且在網路上公告,社辦內外張貼公告,若同學還說不知道,現在二活已經少了一名職員,我們真的沒有時間再像以前一樣逐一撥電話通知同學了。
某同學:希望能再統計一下社團的需求?
活動中心:會再發一份mail請同學提需求。
詩文學社:一活天花板故障,沒有人處理,跟一活反應都沒來修?日光燈都還是同學自已花錢找人修理。
活動中心:會再請一活張先生了解。
某同學:單獨申請櫃子的話,會設在哪裡?十樓的空間配置為何?
活動中心:三樓存放室,目前有許多社團已經使用,十樓的配置目前規劃為績優社辦,預定與工作準備室大小相同,一間配一個社團共八間。
某同學:績優社辦與一般社辦的等級會不會相差太大?
詩文學社:我個人不太贊成績優社辦制度,社團評鑑之標準與社團對社辦的需求度不一定有正相關。
活動中心:績優社辦是採申請制,社團評鑑僅占四成,而且比例可以依四月份會議再討論,硬體的主軸因預算問題大概不會有太大的變動,新的分配制度,則可討論定案後,才正式實施,第一次可以定好契約,依原社團配回為原則,細節可依社團代表意見討論後再修改。
某同學:我認為社辦不應該透過評鑑,來做這麼大的區別對待。
某同學:是否可以先重新調查有哪些社團是確實需要社辦的?
活動中心:其實活動中心去年已經一間一間社辦跟同學開會,做過重新調查。
某同學:社辦應做最有效的利用,不應考慮到未來申請的需要,就先閒置。
活動中心:這位同學提的也是一個合理的思考方向,許多國內大學之社辦配置,如交大及政大,也都是採申請制,每年或二年由學生提出申請,再依申請數量及評鑑成績進行合理配置。這些都可放到四月份的會議中討論,只是這樣可能各社團每二年要進行乙次位置調整,會稍有不便,每二年大掃除並搬家乙次,其實也還蠻合理的。
古箏社:二活四樓的社辦,電話及固定網點不通,報修後仍未處理。
活動中心(會後經查詢資料回復):因二活四樓原始規劃為樂器存放室,所以本來就沒有電話及固定網點的設置,且之前因原規劃三至五樓為Global lounge預定地,若花大錢去新增設備,可能會有浪費經費之情形,不過未來如果三、四樓社團確定不再配有八、九樓社辦時,本組可協助一併為其設置電話及固定網路。
結論:
一、社團志願代表:詩文學社、火車社、自閉星語、椰風搖滾、口琴社、管理學院轉學生會、校園導覽社、建言社、馬來西亞同學會、尋云手語社,十個社團志願擔任,預計四月份每週開乙次會,連哥會再約多數人能出席的時間。
二、經志願代表會中同意,本組會將會議紀錄及志願代表的聯絡方式公告在活動中心網頁,其他社團若有意見可以先與社團代表討論。
三、原則上我們希望三、四、五樓已經有固定教室、樂器室之社團,八、九樓就不配置社辦了,四月份會中可再行討論。
四、社辦制度如何分配、希望四月份會議,能討論出雖未必全部社團都滿意,但大多數社團都可以接受的通則。
五、績優社辦的分配方式,或是配入社團數等問題,留待四月份會議中,再行討論。
社團代表：
詩文學社：陳星奎 evangel.star@yahoo.com.tw
火車社：田耘昇 b95501094@ntu.edu.tw
自閉星語：楊朝鈞 b94501059@ntu.edu.tw
椰風搖滾：尤俊翔 b93607009@ntu.edu.tw
口琴社：張琮浩
管理學院轉學生會：鄧旦皓 b95202068@ntu.edu.tw
校園導覽社：蔡思怡 b95605051@ntu.edu.tw
建言社：鄒明恭 b95204017@ntu.edu.tw
馬來西亞同學會：鄭禮傑 ryo_eht@hotmail.com
尋云手語社：朱軒慧 b95303059@ntu.edu.tw
詩文學社：陳星奎 evangel.star@yahoo.com.tw
火車社：田耘昇 b95501094@ntu.edu.tw
自閉星語：楊朝鈞 b94501059@ntu.edu.tw
椰風搖滾：尤俊翔 b93607009@ntu.edu.tw
口琴社：張琮浩
管理學院轉學生會：鄧旦皓 b95202068@ntu.edu.tw
校園導覽社：蔡思怡 b95605051@ntu.edu.tw
建言社：鄒明恭 b95204017@ntu.edu.tw
馬來西亞同學會：鄭禮傑 ryo_eht@hotmail.com
尋云手語社：朱軒慧 b95303059@ntu.edu.tw
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